Tratamiento de viaticos o gastos de viaje
I. DEFINICIONES
Los viáticos o gastos de viaje son un gasto deducible para la empresa siempre y cuando se trate de:
- Hospedaje
- Alimentación
- Transporte
- Renta de automóviles
- Pago de kilometraje
Los gastos de viaje deben corresponder a los erogados cuando el empleado se desplace fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde el establecimiento en el que el empleado presta normalmente sus servicios a la empresa.
Es obligación del empleado proporcionar al patrón una relación de los gastos anexando los comprobantes correspondientes que cumplan con los requisitos fiscales establecidos por la Ley (artículo 57 del Reglamento de ISR).
II. REQUISITOS Y LÍMITES DE DEDUCIBILIDAD
Para que esta deducción sea procedente se deben cumplir los siguientes requisitos:
- Que la persona a favor de la cual se realice la erogación tenga relación de trabajo con el contribuyente, o bien que se le esté prestando servicios profesionales.
- Que estén amparados con un CFDI cuando sean gastos en México. Si son gastos en el extranjero la factura debe cumplir con lo siguiente (regla miscelánea 2.7.1.16):
- Nombre y domicilio de quien lo expide.
- Nombre y domicilio a favor de quien se expide.
- Lugar y fecha de expedición.
- Cantidad, unidad de medida, descripción de los bienes y/o servicios que ampara.
- Valor unitario e importe total en número y letra.
Gasto de viaje |
Límite en territorio nacional |
Límite en el extranjero |
Requisitos adicionales |
Hospedaje |
Sin límite |
$3,850 diarios |
Se acompañe documentación relativa al transporte. |
Alimentación |
$750 diarios por beneficiario |
$1,500 diarios por beneficiario |
Se acompañe documentación relativa al hospedaje o transporte. |
Renta de autos |
$850 diarios |
$850 diarios |
Se acompañe documentación relativa al hospedaje o transporte. |
Kilometraje |
0.93 centavos/km |
No permitida |
Límite 25,000 kms por año. |
Renta de casa habitación |
Sin límite |
Sin límite |
Presentar aviso ante el SAT |
III. TRATAMIENTO DE VIÁTICOS ENTREGADOS A EMPLEADOS
Para efectos de los ingresos de los empleados, los pagos por concepto de viáticos que son efectivamente erogados en beneficio del patrón se consideran exentos siempre y cuando se amparen con un comprobante fiscal.
Los empleados podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de viáticos erogados en cada ocasión cuando no existan servicios para emitir los mismos, sin que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $15,000 en el ejercicio fiscal de que se trate.
La parte de los viáticos entregados que no se erogue en beneficio del patrón deberá ser reintegrada por la persona a la empresa, de lo contrario, el viático no será exento para el trabajador.
Es obligación del patrón entregar al empleado la constancia de los viáticos pagados durante un año calendario, sin embargo, el SAT a través de reglas misceláneas y de la guía de llenado del CFDI de nómina establece el procedimiento para incluir en el timbrado de los comprobantes la información sobre los viáticos entregados y comprobados con los empleados.
Complemento de pagos fuera de plazo establecido
La obligación de expedir el CFDI por pagos realizados está establecida en el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, ahí mismo se señala que dichos comprobantes deben cumplir con los requisitos establecido en el artículo 29-A del mismo Código. En relación con los requisitos de los CFDI, el artículo 29-A establece que cuando las contraprestaciones no se paguen en una sola exhibición, se está obligado a expedir un CFDI por cada uno de lo pagos que se reciban (Complemento de pagos), atendiendo a las reglas de carácter general que el SAT establezca.
La regla miscelánea que hace referencia a los CFDI de tipo “pago”, es la número 2.7.1.35, que a la letra establece:
2.7.1.35. Para los efectos de los artículos 29, párrafos primero, segundo, fracción VI y penúltimo párrafo y 29-A, primer párrafo, fracción VII, incisos b) y c) del CFF, cuando las contraprestaciones no se paguen en una sola exhibición, se emitirá un CFDI por el valor total de la operación en el momento en que ésta se realice y posteriormente se expedirá un CFDI por cada uno de los pagos que se reciban, en el que se deberá señalar «cero» en el campo «Total», sin registrar dato alguno en los campos «método de pago» y «forma de pago», debiendo incorporar al mismo el «Complemento para recepción de pagos» que al efecto se publique en el Portal del SAT.
El monto del pago se aplicará proporcionalmente a los conceptos integrados en el comprobante emitido por el valor total de la operación a que se refiere el primer párrafo de la presente regla.
Los contribuyentes que al momento de expedir el CFDI no reciban el pago de la contraprestación, deberán utilizar el mecanismo contenido en la presente regla para reflejar el pago con el que se liquide el importe de la operación.
Para efectos de la emisión del CFDI con «Complemento para recepción de pagos», podrá emitirse uno sólo por cada pago recibido o uno por todos los pagos recibidos en un período de un mes, siempre que estos correspondan a un mismo receptor del comprobante.
El CFDI con «Complemento para recepción de pagos» deberá emitirse a más tardar al décimo día natural del mes inmediato siguiente al que corresponda el o los pagos recibidos.
El último párrafo señala el plazo en el cual deben emitirse este tipo de comprobantes, que es el décimo día natural del mes inmediato siguiente a aquél en que se recibieron los pagos.
La obligación de la expedición de este Complemento para recepción de pagos es para quién recibe el pago, y no hacerlo representa una infracción según el artículo 83, VII del CFF:
Artículo 83. Son infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad, siempre que sean descubiertas en el ejercicio de las facultades de comprobación o de las facultades previstas en el artículo 22 de este Código, las siguientes:
VII. No expedir, no entregar o no poner a disposición de los clientes los comprobantes fiscales digitales por Internet de sus actividades cuando las disposiciones fiscales lo establezcan, o expedirlos sin que cumplan los requisitos señalados en este Código, en su Reglamento o en las reglas de carácter general que al efecto emita el Servicio de Administración Tributaria; no entregar o no poner a disposición la representación impresa de dichos comprobantes, cuando ésta le sea solicitada por sus clientes, así como no expedir los comprobantes fiscales digitales por Internet que amparen las operaciones realizadas con el público en general, o bien, no ponerlos a disposición de las autoridades fiscales cuando éstas los requieran.
Sin embargo, los contribuyentes siempre tienen la opción del cumplimiento espontáneo de sus obligaciones, mismo que no le genera la imposición de multas de acuerdo al artículo 73 del CFF:
Artículo 73.- No se impondrán multas cuando se cumplan en forma espontánea las obligaciones fiscales fuera de los plazos señalados por las disposiciones fiscales o cuando se haya incurrido en infracción a causa de fuerza mayor o de caso fortuito…
Por lo tanto, consideramos importante cumplir con la emisión de sus CFDI por recepción de pagos aún y cuando sea fuera de tiempo, esto para cumplir con la disposición y evitar multas futuras.