¿Qué es la materialidad?

Es la capacidad de probar, con evidencia objetiva, que los bienes se entregaron o los servicios se prestaron efectivamente. El razonamiento de la autoridad es simple: una factura es solo un documento; si detrás no hay rastro de la operación (quién la hizo, cuándo, cómo, con qué recursos), presume que la operación pudo ser simulada — especialmente si tu proveedor tiene perfil de EFOS (empresa que factura operaciones simuladas).

La carga de la prueba, en la práctica, recae en ti.

¿Qué evidencia guardar? Depende del tipo de operación

Compra de mercancías:

●       Orden de compra y cotización

●       Remisión o guía de embarque, evidencia de recepción en almacén

●       Entradas de inventario, fotos de la mercancía, registros de series o lotes

●       Correos de coordinación de la entrega

Servicios profesionales y consultoría (los más atacados):

●       Contrato con alcance, entregables y calendario

●       Los entregables mismos: reportes, presentaciones, dictámenes, código, diseños

●       Correos, minutas de reuniones, bitácoras de horas

●       Evidencia de la capacidad del proveedor: quién ejecutó, con qué personal

Arrendamiento:

●       Contrato, evidencia del uso del inmueble (fotos, recibos de servicios, domicilio en papelería)

Publicidad y marketing:

●       Campañas publicadas, métricas, capturas de pantalla, materiales producidos

La regla general: si un tercero imparcial pudiera reconstruir la historia de la operación solo con tu expediente, tu materialidad está bien armada.

El expediente de materialidad: hazlo hábito, no proyecto

El error más común es intentar armar la evidencia cuando llega la revisión, dos o tres años después, con proveedores desaparecidos y correos borrados. El expediente se construye en el momento de la operación:

1.     Antes de pagar: verifica que el proveedor exista (domicilio real, personal, historial) y consulta las listas del artículo 69-B del SAT.

2.        Al contratar: contrato firmado, aunque sea sencillo. Fecha cierta suma puntos.

3.  Durante: guarda correos y entregables conforme ocurren. Una carpeta por operación relevante.

4.   Al cerrar: CFDI validado + comprobante de pago + evidencia de recepción, todo junto.

Prioriza por monto y por riesgo: las operaciones grandes y los servicios intangibles merecen expedientes más robustos.

¿Y si mi proveedor aparece en la lista de EFOS?

Si el SAT publica a tu proveedor como EFOS definitivo, tienes un plazo de 30 días para acreditar la materialidad de las operaciones que celebraste con él (o autocorregirte). Aquí el expediente lo es todo: quienes pueden demostrar la realidad de sus operaciones conservan sus deducciones; quienes solo tienen la factura, las pierden — y en casos graves el asunto puede escalar a materia penal.

La base de todo: CFDI ordenados y proveedores validados

La materialidad empieza con higiene fiscal básica: saber qué facturas recibes, de quién, y tenerlas organizadas y accesibles. Con FactureHoy tus CFDI emitidos y recibidos quedan resguardados y buscables por proveedor, fecha y monto, y con Buzón FH cada factura recibida se valida automáticamente — incluyendo alertas si un emisor aparece en las listas del SAT.

Cuando la autoridad pregunta, el que tiene expediente responde en días; el que no, en pesos. Escríbenos a ventas@facturehoy.com o llámanos al 81-5350-0660.